根据《中华人民共和国驻外外交人员法》第十一条规定，副代表被明确列为外交职务序列第三位，法律地位仅次于特命全权大使和代表[6] [7] 。该法律首次以法典形式确立副代表作为专业外交职务的法定属性，区别于一般行政职务[1] [2] 。2021年最新修订版本重申其职务层级划分标准，明确驻外外交机构中副代表的设立需遵循国务院或派出部门管辖派遣[7] 。
我国外交衔级体系实行七级管理制度，副代表职务可对应三个衔级：
大使衔：仅限特命全权大使级别的副代表[3][5]
公使衔：通常适用于常驻国际组织的副代表，具体对应关系为大使衔、公使衔和参赞衔[2]
参赞衔：代表、副代表可对应参赞衔[1][2][6][7]
衔级授予遵循"职务决定衔级"原则，其中大使衔副代表需经全国人大常委会批准并由国家主席亲自授予[6] 。不同衔级对应差异化的外交礼遇和职权范围，例如大使衔副代表享有全权代表资格[1] [5] 。
副代表的任命程序分为两类：
特命全权大使级副代表：由全国人大常委会决定人选，国家主席签发派遣令[7]
其他副代表：由国务院决定派遣和调回[6][7]
根据2009年立法草案审议记录，副代表职务需经全国人大常委会批准并由国家主席授予大使衔[5] 。驻外任期通常为3-4年，期满后需轮换至其他外交岗位。
在常驻联合国代表团等外交机构中，副代表主要承担以下职责：
协助代表处理日常外交事务[4]
参与国际条约谈判及多边会议[4]
监督驻外机构行政管理事务[1][2][6][7]
在代表缺位时代行职权[2]
2015年6月12日联合国海洋法公约会议上，时任中国常驻联合国副代表王民大使（现任全国政协外事委员会副主任）曾就南海问题发表严正声明，展现该职务在维护国家主权方面的实务职能[4] 。
副代表的日常管理遵循特殊制度：
衔级保留制度：驻外外交人员为外交部机关公务员的，外交衔级予以保留[5]
跨部门派遣限制：非特命全权大使级别的副代表由国务院或派出部门派遣[6]
职务晋升通道：需累计驻外工作满8年方可晋升代表职务[7]
根据2020年修订的法律实施细则，副代表在驻外期间需履行相应职责。违纪处理方面，国务院可直接撤销非特命全权大使级副代表的职务[1] [2] [6] [7] 。