企业事业单位归档文件整理规则
第一章总 则
第一条
为适应计算机管理档案的需要,规范归档文件的整理方法,保证整理质量,有利于档案管理现代化,特制定本规则。
第二条
本规则适用于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织的归档文件整理工作。
第三条
本规则所称归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其它组织在其职能活动中形成的、具有保存价值、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第四条
归档的文件材料应收集齐全完整,于次年6月底以前归档。
第五条
归档文件的整理,应遵循文件材料形成的基本规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
第二章 归档文件整理程序
第六条
归档文件的整理,按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
第七条
归档文件的整理,以件为单位进行。一般以一份文件为一件;各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;正本与定稿合为一件;来文与复文合为一件;正件与附件合为一件。
第八条 分类
归档文件的整理,按下列步骤进行分类:
分年度:将归档文件按其形成年度分开。
分保管期限:将同一年度的归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。分职能:将同一年度、同一保管期限的归档文件按党群工作、行政管理、业务管理三种职能分开。
第九条 装订
归档文件应逐件装订,使用的装订材料应有利于归档文件的保护,装订时正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后:正件在前,附件在后。
第十条 排列
同一年度、同一保管期限、同一职能的归档文件按文件形成时间或问题排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。
第十一条编号
在每件归档文件首页右上方加盖档号章(档号章格式见附图一)并填写有关项目。档号章的项目包括:
全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
年 度:归档文件的形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
保管期限:归档文件的保管期限。
件 号:归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。
编制件号时,同一年度、同一保管期限的归档文件只编一个顺序号,件号不得重复。
第十二条装盒
归档文件应按件号顺序装满档案盒,同一年度、同一保管期限但不同职能的归档文件可放在同一档案盒内。档案盒应采用无酸纸制作,由深圳市档案局监制,封底下部应印有“深圳市档案局监制”字样。
档案盒封面(格式见附图二)填写立档单位全称或规范化简称。