会议的成立首先会透过征求论文或是征求摘要来宣传,提供详细的会议主题以及递交论文或摘要的步骤。最近有越来越多的会议采用线上递交论文系统,如Community of Science或是Oxford Abstracts。

研讨会通常要求欲发表人先递交其著作摘要或是12到15页的论文,接着由研讨会委员审核是否可以正式发表。

基本上,发表人只有10至30分钟的时间(包含讨论的时间)来发表他们的著作,所以必须简单扼要的摘取重点;其著作也可能会以学术论文的形式发表在研讨会论文集里。通常一个研讨会会有几位keynote speaker(通常是显赫的学者)发表演说,而这些学者也成为研讨会宣传的利器之一。小组讨论、圆桌会议或是工作坊也会包含在研讨会的议程里(工作坊会特别放在表演艺术的研讨会里)。

大型的会议通常称为研讨会,而小型的称为工作坊,有时一个时段只有一个子会议,有时会有多个子会议分布在不同的演讲厅里。

研讨会会依据不同的会议主题,放入不同的社交或娱乐活动。如果是大型会议的话,学术出版社可能会举办提供折扣的书展。

主题式研讨会:讨论特定主题的小型研讨会 普通研讨会:主题较大,较多子议题;这种研讨会经常是由区域性、全国性或国际性的学会定期主办。 专业研讨会:不受限学术的大型研讨会,但仍有与学术有关的议题

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