外交部和外交部长是一国授权能当然地和经常地代表国家处理外交事务和对外进行交涉的机关和首长。
按《中华人民共和国缔结条约程序法》的规定，凡以中华人民共和国或中华人民共和国政府名义同外国谈判和签署条约或协定，一般由外交部提出建议并拟订条约或协定的中方草案，报请国务院审批；如由其他政府部门提出建议和拟订草案，则需会同或会商外交部以后才能报请国务院审批。
以中华人民共和国或中华人民共和国政府的名义同外国谈判和签署条约或协定，按前述《程序法》的规定，如派出的代表为外交部长，则同国务院总理一样，无须出具全权证书；如为其他人员，则需出具全权证书，而全权证书除需由国务院总理签署者外，也可由外交部长签署。
此外，外交部相当于随员以上的各级官员都具有外交代表的身份，俗称外交官。他们都可在各自的职责范围内处理日常外交事务和对外进行交往。
按中国的现行规定，他们在出国时都可持有外交护照，享受外交特权和豁免，而其他政府部门，则只有副部长以上官员才能持外交护照。外交部以外的政府部门及其首长在需要时也能进行对外交往，甚至同外国相应的部门签订专门的协定，但非经特别授权，他们不能代表国家和政府，而只能代表本部门处理同本部门有关的对外事务，而且在必要时仍应会商外交部。
这都说明，外交部和外交部长具有对外代表本国国家和政府的特殊职责，这是所有其他政府部门所不具有的。
所以，凡专设外交部的国家都把外交部列为最重要的政府部门之一，而外交部长则为内阁的当然成员，并常占仅次于政府首脑的重要位置。
中国在建国之初，外交部长一职曾由政务院（后为国务院）总理周恩来兼任。第二任外交部长由副总理陈毅兼任，陈毅同时是中共中央政治局委员。 周恩来总理的外交风采
外交部常驻建交国和国际组织的外交代表机关都是外交执行机构，但是外交部是在总体上代表国家和政府的总执行机构，而作为在国外执行外交任务的外交代表机关只能在某一建交国或国际组织内代表国家和政府。这一职能上的差别决定了外交部是所有驻外外交代表机关的上级部门。
外交代表机关向本国政府请示报告以及具报调查所得，就是向外交部请示报告和具报，并通过外交部向外交决策机构汇总上报。所以，外交部是联结外交决策机构和驻外机构的总枢纽，起承上启下，运筹调节的作用，这是外交部的另一重要职责。
外交部和外交部长是专职的外交执行机构和外交执行者，也能在不同程度上参与外交的决策。
美国外交学者马丁·梅耶在《外交官》一书中说：“一个外交部的根本工作就是收集、估计和沟通情报”。
外交部通过直属机构和驻外机构，收集来自世界各地的讯息，加以综合和分析，作出判断，以至提出建议，并将讯息、判断以至建议及时地提供给决策机构。